Forfatter: Kim Garstad-Berg

Gruppestyret og Gruppetinget gjennomførte årsmøte 29. januar 2020 kl 2000-2200 på Speiderhuset.

Til stede: Oddbjørn, Audun, Sven Erik, Per Ivar, Jonas IK, Torstein, Linda, Henrik, Jon, Kim Roar (referent)

Årsmøte Speidergruppa

Oddbjørn ønsker velkommen til årsmøte.  

Kommentarer til innkalling: Etterlyser deltakelse fra Roverlaget / Rovere og foreldrelaget. Må være tydeligere i innkalling og invitasjon med å sende til alle som har møterett. Aksjon på møteinnkaller /møteansvarlig

Sak 1: Gjennomgang av årsmelding

Kommentar til årsmelding: gave fra sparebank1 telemark og Skagerrak Sparebank = 17500 til sammen.

Ingen ytterligere kommentarer til årsmelding:

Vedtak: årsmelding godkjennes.

Sak 2: Regnskap

Gjennomgang av regnskap.

Gruppas økonomiske situasjon må anses som veldig god. Regnskapsoverskuddet på 116.098 kr. Viser et år med gode inntekter og få større utgifter. Pr 31.12.19 har gruppa ca 600.000 kr på bankkonto, i tillegg til verdien av båter og materiell.

Gruppa fikk en ekstra inntekt på 50.000 for en ryddeaksjon i desember, som gir et godt bidrag til det totale overskuddet.

Vedtak: regnskapet godkjennes.

Sak 3: Investeringer:

Forslag om å kjøpe en ny båt i gruppa. Type Kaldor.

Diskusjon rundt anskaffelse av nye båt. Kan være et godt tilskudd til å få opp interessen på møter og for speidere. Det er ønskelig å anskaffe båt før sommer/seilsesong starter

Vedtak: Beslutning om å bruke inntil 50.000 på kjøp av ny båt. Støtte søkes.

Sak 4: Budsjett:

Forslag om å oppgradere noe på huset:

Sette av midler til oppgradering, feks male opp gulver og bygge om kjøkken. Ønske om å oppgradere det gule møterommet, flytte klær osv til andre rom slik at vi kan ta det rommet i bruk.

Søknader om støtte DNB sparebankstiftelsen (frist 1. februar). Søknad er under utarbeidelse.

Søker om støtte til båt – kr 50.000 og tre stk påhengere til askeladdene, ca 15.000 pr stk.

Gjennomgang av budsjett:

Vedtak: Budsjett godkjent

Sak 5: Valg av gruppeleder:

Gruppeleder er på valg. Forslag om at Kim overtar som gruppeleder/Administrativ leder, og at Oddbjørn blir troppsleder.  

Diskusjon rundt dette – dersom Kim skal være gruppeleder trenger vi en ny kasserer. Usikkerhet hvordan vi håndterer dette. Kan vi forespørre noen av foreldrene til å være kasserer.

Beslutning: Kim R velges som gruppeleder. Valg av kasserer tas i foreldrelaget.

Sak 6: Eventuelt:

Ingen saker

Referat Gruppeting:

Samme deltakere som årsmøte

Sak 1: Referat fra forrige gruppeting

Gjennomgang av siste møtes referat.

Linda: Kommentar til referatet: Vurderer å vente til etter høstferien med å ta inn 3 klassingene.

Sak 2: Rapport fra enhetene:

• Småspeidere: startet opp – er i gang med 3. Klassinger. Ser ut til å gå greit.
• Tropp: Ny struktur med stifinner / vandrer er i gang. Flere rovere / 15 åringer var på roverarrangement idag. Noen slutter i disse dager? Totalt 16 stykker i stifinner. Vanderere = 11. Program er planlagt ut februar: Anette og Torstein har stifinnere og Audun / oddbjørn og Kim har vandrerne.
• Roverlaget: Lite aktivitet – forsøker å starte opp aktiviteter neste uke. Infomøte med roverene i grenland idag. Ca 4 delvis aktive rovere.

Sak 3: Ny struktur:

Sender 4 stykker på peffkurs. Gruppa dekker kursavgiften.

Sak 4: Tokt i august:

Ønsker å sette opp en armadakomite for å planlegge?

Foreløøig: Oddbjørn – Kim Roar

Sak 5 – eventuelt

Info ang kretsbanner (alle gruppene i grenland): 17-19april. Alle Bamblegruppene arrangerer. Møte på stathelle 12 februar. Langesund har ansvar for å lage 100 spørsmål og pioneering oppgave.

Linda tar oppgaven med å lage oppgaver. Pioneringoppgaven bruker vi oppgave fra tidligere.

Rovere ønsker å lage en infofilm / reklamefilm om gruppa. Diskuteres på rovermøte.

Det ble avholdt informasjonsmøte for alle foreldre på Nustad gård 13. januar 2020.

Lederne i gruppa ønsker å innføre faste møter for å få litt tettere dialog og samarbeid med foreldrene til speiderne. Vi ønsker både å gi informasjon om planer og arbeidet fremover, og vil gjerne ha tilbakemelding og forslag til forbedringer. Møtene planlegges 1-2 ganger i året, typisk ved oppstart av ny sesong. Foreldre er velkomne til å komme med innspill og ønsker til møtene.

Status speidergruppa:

• Det er ca 45 speidere i gruppa. Medlemsantalleter svakt synkende. Det er kortere «ventelister» enn tidligere. Antallet speidere varierer veldig med årskullene, noen er store, mens andre er mindre eller nesten helt fraværende.
• Ledergruppa er ganske stabil, og består av ca 10 personer totalt. Det er ønskelig med flere lederressurser, spesielt for troppen.
• Roverlaget er lite aktivt, gruppa vil gjøre et fremstøt kommende sesong for å starte opp driften slik at vi har et tilbud til de som etterhvert kommer over til roverlaget.
• Speidergruppa har god økonomi. Regnskapet for 2019 er ikke godkjent pr 13 januar, men det indikeres et betydelig overskudd for 2019. Størsteparten av inntektene kommer fra dugnader, tilskudd og gaver, mens størsteparten av utgiftene går til vedlikehold og drift av båtmateriellet.

Drift av gruppa:

• Spond benyttes som kanal for informasjon og innkalling til møter, turer osv. Det er svært viktig at alle foreldre har registrerte e-postadresser og telefonnummer.
• Frister for påmelding til arrangementer i spond-appen må overholdes. VI trenger dette for å kunne planlegge aktivitetene godt med tanke på ressursfordeling og støtte.
• Det er helt ok å ikke delta på møter, etc, det er ikke nødvendig å oppgi grunn med mindre det har betydning for andre.
• Gruppa har valgt å ikke bruke facebook. FB har i utgangspunktet 13 års aldersgrense, og de mindre speiderne er da utelukket fra informasjon. Spond fungerer greit med tanke på informasjon til speidere og foreldre.
• Hjemmesidene: 1.langesundsjo.no og pontos.no vil bli benyttet til generell informasjon, men vil ikke bli løpende oppdatert.Terminliste osv vil ligge her, men det kan være at arrangement blir endret i forhold til listen. Spond vil alltid være oppdatert.
• Betaling av turer og arrangement foregår via vipps. Vi bruker ikke kontanter ved turer. Spond har også en mulighet til betaling av tur / arrangement direkte i appen, vi vurderer å ta i bruk denne muligheten.
• I noen tilfeller må vi sende faktura, eller be om at kontigenter / betalinger foregår direkte i bank. Grunn er at både vipps og spond tar 2% i gebyr. Dette kan for eksempel gjelde ved innbetalinger til leire, hvor vi sender felles påmelding og innbetaling til arrangørene.
• NBNB! Skriv alltid HVA innbetalingen gjelder slik at det er mulig for oss å finne den igjen i regnskapet..

Planer våren 2020:

• Speidermøter på onsdager. Småspeidere 17-18 og speidere 18-1930 (20 i seilsesongen). Møtedagene er valgt for å holde kontinuitet i arbeidet og kunne planlegge langsiktig. 
• Lifjelltur arrangeres i mars. Vi leier speiderbo på Lifjell og står på ski.
• VHF kurs for 15 åringer arrangeres i mars/april. Egen innbydelse kommer i spond
• Dugnader på langøya – steinvika – ivarssand. Disse er en viktig inntektskilde for gruppa
• Kretsbannerkonkurranse – Vinnerne går videre til NM I speiding
• Skjærgårdstokt / veaholmen i Juni. Helgtur med overnatting på land. Troppen fra fredag til søndag, småspeidere fra lørdag til søndag.
• Sørlandstokt i august – 1-8. Område og gjennomføring ikke avklart. Vil avhenge litt av antall påmeldte og båtmateriell. I utgangspunktet overnatting om bord i båtene, men dersom mange påmeldte bor vi også på land.
• Gruppa vurderer å kjøpe inn en ny båt i Kaldor-størrelse.

Presentasjon av langstidsplan 2020

Langtidsplan med endring av inndeling av troppen ble gjennomgått. 

Hovedpunkter fra planen:

• Småspeidere starter et år tidligere i speideren (3 klasse). 
• Småspeider: 3-4 klasse: Stifinner: 5-7 klasse: Vandrer: 8-10 klasse. 
• Hensikt er å tilpasse aktiviteter i større grad til barne- og ungdomsskoletrinnene. Stifinner og vandrere vil fortsatt være i troppen under samme ledelse, men i forskjellige patruljer. 
• Vurdere å kjøpe en ekstra Maxi-størrelse båt. Båtene tilpasses patruljer: Stifinnere får Askeladder, Vandrere får Maxier. 

• Presentasjon er tilgjengelig på denne lenken:

Årets Bamblehaik går på Langøya. Oppmøte i Kongshavn kl 1000.

Mer info sendes på spond. 

Vi kjører nytt VHF / SRC kurs i februar/mars 2020. Kurset er åpent for alle medlemmer (speidere og ledere) i gruppa som fyller 15 år i løpet av 2020. 

Kurset gjennomgår pensumet til offentlig SRC (VHF) sertifikat. Det koster ikke noe å delta, og de som er med låner lærebok av gruppa. Etter kurset må den enkelte ta eksamen (tas på internett), som koster ca 800 kroner i eksamens avgift og utstedelse av sertifikat. 

Info om datoer og påmelding kommer i spond.